Licenties op Digitale Informatiebronnen

In deze werkgroep werken hogeschoolbibliotheken samen om tot de best mogelijke voorwaarden te komen bij het afsluiten van licenties op digitale informatiebronnen. Als werkgroep dragen we zorg voor het hele proces van het afsluiten tot en met het beëindigen van bemiddelingsovereenkomsten voor databank-licenties voor onze leden. We vertegenwoordigen daarbij alle SHB-leden bij het aanleveren en bespreken van randvoorwaarden, prijzen en gewenste licenties bij SURF-market. Het licentiebureau van SURF-market is de uitvoerende partij voor de content licenties en onderhandelt, in overleg met de Werkgroep Licenties, met leveranciers voor overeenkomsten die vervolgens door alle SHB-leden afgenomen kunnen worden.

Onze werkgroep bestaat uit minimaal zes personen en verdient, vanwege het aanzienlijke belang en de continuïteit, de deelname van één SHB-bestuurslid. Daarnaast dragen we zorg voor een evenwicht in de verschillende expertises die gevraagd worden; inhoudelijke expertise, expertise van de markt, expertise op het gebied van de techniek, en expertise op het gebied van leveranciersmanagement (onder andere onderhandelen). We komen zesmaal per jaar bijeen en organiseren daarnaast een jaarlijkse licentiecontactpersonen-dag (LCP-dag).

Verslagen

De verslagen van de werkgroep vergaderingen (met en zonder SURF-market) alsmede die van de LCP-dagen worden gepubliceerd op Edugroepen en zijn toegankelijk voor alle licentiecontactpersonen van de hogeschoolbibliotheken. Voor specifieke vragen over de verslagen kun je contact opnemen met Linda Hurkmans, de ambtelijk secretaris van de werkgroep.

Uitgangspunten en thema´s

We streven ernaar dat hogeschoolbibliotheken in beginsel alle gevraagde licenties desgewenst via SURF market kunnen afnemen. Op die manier borgen we dat afgesloten licenties ook de (soms wettelijk) verplichte eisen en voorwaarden bevatten die o.a. te maken hebben met gebruiksrecht – zodat het gebruik vrijgesteld is van de regeling met Stichting PRO, open access en de privacywetgeving.

De werkgroep kent ook vier thema’s die in sub werkgroepen bewaakt en verder uitgewerkt worden: verwerkersovereenkomsten, open access, E-books en gebruiksrecht.

Werkgroep

  • Raymond Snijders (Windesheim, voorzitter)
  • Bianca Peersman (Fontys Hogescholen)
  • Marcel Leermakers (Avans)
  • Ageeth Tuut (HAN)
  • Gert Jan Kraaikamp (Christelijke Hogeschool Ede, portefeuillehouder bestuur SHB)
  • Ria de Jong (Hogeschool Inholland)
  • Mathieu Sikkema (Hogeschool Rotterdam)
  • Hans de Brouwer (Saxion)
  • Linda Hurkmans (ambtelijk secretaris)

Nieuws 2019

Het afgelopen jaar heeft de werkgroep Licenties, naast de (her)onderhandelingen voor nieuwe licenties, een viertal prioriteiten als thema’s uitgewerkt in subwerkgroepen: Gebruiksrecht, open access, verwerkersovereenkomsten en ebooks.

Gebruiksrecht

Hoewel we al vele jaren licenties afsluiten met contentleveranciers is het gebruiksrecht voor die content niet altijd even goed geregeld. Zo blijft er bij een groot aantal databanken onduidelijk bestaan over wat docenten en studenten mogen doen met de content die onder de licentie valt. Daarom is er een nieuwe clausule opgesteld voor in de licentie-overeenkomsten die expliciet regelt dat content opgenomen kan worden in digitale leeromgevingen en readers zonder dat hiervoor aanvullende vergoedingen via Stichting PRO betaald hoeven te worden. Ook zorgt het er voor dat digitale artikelen via IBL gedeeld mogen worden en dat het zonder aanvullende toestemming beschikbaar gemaakt mag worden voor studenten met een (visuele) handicap.

Aangezien de meeste overeenkomsten voor drie jaar zijn afgesloten zal de nieuwe gebruiksrecht clausule de komende jaren geleidelijk zijn intrede doen in nieuwe overeenkomsten.

Open access

Ook voor open access is er bij het gebruiksrecht een nieuwe bepaling opgesteld. Deze voorziet er in dat als gelicenseerde content afkomstig is van een auteur die werkzaam is op een hogeschool, deze content via de groene route opgenomen mag worden in de repository van de hogeschool. Deze bepaling zal ook geleidelijk ingevoerd worden en ongetwijfeld tot interessante discussies aan de onderhandelingstafel leiden.

Open access gaat echter verder dan alleen de content waar licentie-overeenkomsten voor zijn. Er is een set met beoogde afspraken en voorwaarden opgesteld door de subwerkgroep Open Access aan de hand waarvan in 2019 gesprekken met uitgevers gevoerd zullen worden met wie er geen SURF licentie-overeenkomsten zijn gesloten. Doel van deze gesprekken is het regelen van open access afspraken voor auteurs die werkzaam zijn in het hbo. Op die manier wil de werkgroep Licenties het medewerkers van alle hogescholen makkelijker maken hun eigen artikelen, boeken en andere publicaties open access beschikbaar te maken via de HBO Kennisbank.

Ebooks

In 2018 heeft de subwerkgroep Ebooks een set aan voorwaarden opgesteld op basis waarvan de werkgroep Licenties en SURFmarket kunnen onderhandelen met (Nederlandse) uitgevers. Het blijkt echter lastig te zijn om met uitgevers over ebooks te onderhandelen aangezien ze deze via hun eigen platformen aanbieden (of via EBSCO) en daarbij hun eigen voorwaarden afdwingen. In 2019 wil de werkgroep Licenties verkennen hoe – en of – dit te doorbreken valt.

Verwerkersovereenkomsten

De mogelijke gevolgen van de nieuwe privacywetgeving op het afsluiten van licenties was een groot thema in 2018. Er was veel onduidelijkheid bij juristen, LCP-ers en hogescholen over de vraag of verwerkersovereenkomsten wel of niet nodig waren bij het afsluiten van contentlicenties.

De werkgroep Licenties nam in september 2018 het standpunt in dat er vooralsnog geen verdere acties ondernomen worden m.b.t. verwerkersovereenkomsten. Tenminste, tot de noodzaak ertoe definitief wordt aangetoond door juristen, SURFmarket of de Autoriteit Persoonsgegevens.  Voor aansluitingen op SURFcontext is een verwerkersovereenkomst wel vereist maar voor de licentie op content zelf laten we de keuze aan de individuele leverancier of instelling om een verwerkersovereenkomst af te sluiten. In 2019 staan er geen activiteiten rondom verwerkersovereenkomsten gepland.